Mener un débriefing manager

Dans cet article, vous allez découvrir toutes les étapes du débriefing manager.

PRÉSENTATION DU DÉBRIEFING

Objectifs du débriefing avec le manager :

Préparer le débriefing de l’équipe qui aura lieu en suivant (généralement quelques jours après)
Comprendre les résultats du fonctionnement actuel et de l’efficacité de l’équipe.
Visualiser l'écart entre sa propre perception comme manager et l'équipe. En effet, la perception du manager sur la partie “Efficacité de l’équipe” n’est pas intégrée à la perception globale de l’équipe.
Il ne s’agit pas d’un sondage ou d’un questionnaire de satisfaction, mais d’un diagnostic scientifique sur la dynamique actuelle de l’équipe.
Le but de cette session d’analyse portera uniquement sur le fonctionnement de l’équipe et non pas sur les personnes/ individus.

PRÉCISIONS PRÉ-ANALYSE

Consentement et perception :

Demander consentement au manager pour montrer sa perception

Parler des biais de perception :

Rappeler que l’analyse n’est pas basée sur les individus ou leurs compétences individuelles mais de la dynamique collective actuelle.
Tout le monde a sa propre perception de l’efficacité actuelle de la dynamique actuelle de l'équipe.
Qu’il existe des biais de perception pour les managers c’est pour ça que sa perception sur la partie “Efficacité de l’équipe” n’est pas intégrée à la moyenne globale de l’équipe. Les réponses du manager sont néanmoins incluses dans la partie du fonctionnement des processus de travail.
Enfin nous parlerons toujours de l’analyse de l’équipe et non de la "performance managériale".

👉 Précisions vis-à-vis de l’outil lors de la présentation. Pour le débriefing manager nous vous recommandons d’utiliser directement la plateforme (avec votre accès facilitateur) et non le support powerpoint destiné à la restitution pour l’équipe.

Écart perception et écart type :

Écart de perception significatif si > 1 point entre manager et équipe = discordances = Risque de surprise chez le manager;
Écart type au-dessus de 2 avis très hétérogènes, en dessous de 2 il y a consensus.

L’échelle :

OpenDecide utilise une échelle allant de 0 à 10 pour mesurer les dimensions de l’efficacité d'une équipe.

Il existe trois zones:

Le niveau dysfonctionnel entre 0 et 7 correspond à une zone qui produit des effets néfastes sur l’équipe. Une action immédiate est requise pour améliorer la situation. Il existe une très forte instabilité sur laquelle il est très difficile de construire.

Le niveau fonctionnel entre 7 à 8,5 correspond à une zone qui fonctionne sans pour autant aller à son plein potentiel. C’est aussi la zone des doutes, et de l’aléatoire.

Le niveau optimal entre 8,5 à 10 correspond à une zone dans laquelle l’équipe atteint son plein potentiel multipliant les effets bénéfiques pour notre équipe, notre organisation et nos partenaires.

Vous pouvez poser des questions “contextuelles” au manager avant de commencer comme par exemple :

* Depuis quand managez-vous cette équipe ?
* Combien de membres y a-t-il de nouveaux membres dans l’équipe ?
* Quelle est la mission de l’équipe ?
* Il y a t’il eu des évènements marquants au sein de l’équipe ou de l’organisation ?
* Comment abordez-vous ce débriefing ?
* Etc….

Pour commencer l’analyse, nous vous conseillons de vous pencher d’abord sur la matrice de positionnement disponible en haut de la page de la session du manager.
Le but est de regarder le positionnement actuel de la dynamique de l’équipe et en profiter pour expliciter rapidement les deux métriques ( alignement des processus et efficacité d’équipe) avant de rentrer dans le détail après.
Il est aussi pertinent de proposer au manager de s’exprimer sur le positionnement actuel : Est-il surpris ? Ou non ? A-t-il des questions ? Des incompréhensions ?

Comprendre la matrice de positionnement

ALIGNEMENT DES PROCESSUS DE TRAVAIL

Expliquer les trois modes de fonctionnement :

Nous vous invitons à faire un petit rappel sur les 3 grands modes de fonctionnement qui existent en rappelant bien qu’aucun n’est meilleur qu’un autre mais qu’il s’agit d’être le plus alignés possible. Ici ce qui est mesuré c’est la manière de travailler actuellement et la manière avec laquelle l’équipe souhaiterait travailler dans le futur. Le plus important c’est d’être en phase.
Passez en revue tous les processus de travail un par un avec leurs modes de fonctionnement actuels et leurs modes de fonctionnement souhaités.
Grâce au menu déroulant vous pourrez préciser ce que chaque processus signifie sous chaque mode de fonctionnement.
Proposez au manager de poser des questions si il le souhaite.
Enfin, vous pouvez évoquer le vote qui aura lieu lors du débriefing d’équipe pour choisir deux processus de travail que les membres d’équipe choisiront de travailler.

ÉTAT DES LIEUX DE L'EFFICACITÉ ACTUELLE DE L'ÉQUIPE

Expliquer les composantes de la performance :

Pré-requis au travail en équipe
Cohésion
Satisfaction d’équipe
Performance

CLÔTURE

Donner les prochaines étapes (débriefing équipe, votes et travail en équipe)
Répondre aux questions du manager et ne pas hésiter à lui demander comment il appréhende le débriefing d’équipe.
Rappeler au manager de s’exprimer en dernier lors du débriefing d’équipe, il sera important que l’équipe s’exprime en priorité.
Lui rappeler la possibilité d’être accompagné par un facilitateur (vous!)
N’hésitez pas à demander un retour d’expérience et remerciez-le ce n’est pas un exercice facile !

Mis à jour le : 11/09/2023